L’état des lieux consiste à décrire précisément l’état d’un logement meublé ou vide mis en location, il est réalisé à l’entrée et à la sortie du locataire. Il est rendu obligatoire depuis l’article 3-2 de la loi Alur du 27 mars 2014. Ce document qui est annexé au bail permettra de faire fois lors de la restitution du dépôt de garantie. En cas de dégradations, il pourra justifier la facturation d’éventuels travaux et réparations. Pour être valable il doit être établi contradictoirement par le locataire et le propriétaire bailleur. L’absence d’une des parties rend donc impossible la réalisation de l’état des lieux. La personne absente peut se faire remplacer lors de l'état des lieux. Comment se faire représenter ? La solution est d’anticiper, la partie absence peut mandater un tiers pour la remplacer en lui donnant procuration afin de l’autoriser à la remplacer et réaliser l’état des lieux à sa place.
- Une procuration pour un état des lieux c’est quoi ?
- Que faire en cas d’absence d’un locataire ou colocataire ?
- A qui donner procuration pour me remplacer lors de l’état des lieux ?
- Quels sont les engagements et obligations de la personne qui reçoit la procuration ?
- Quelles conséquences si l’état des lieux est réalisé alors qu’une partie est absente ?
- Quelles sont les conséquences si l’état des lieux n’est pas fait ?
- Que contient une procuration pour un état des lieux ?
- Peut-on envoyer la procuration d’état des lieux par mail ?
- Les avantages de la signature électronique de la procuration
Une procuration pour un état des lieux c’est quoi ?
La procuration aussi appelé mandat, est un document légal signé par le mandant et le mandataire. Elle est encadrée par les articles 1984 à 2010 du Code civil. Le mandant est la personne qui est absente et qui donne le plein pouvoir à un tiers pour établir l’état des lieux. Le tiers est le mandataire qui va représenter le mandant, et va réaliser l’état des lieux contradictoirement, puis le signer à place et au nom de la personne absente. Le mandant est soit le locataire, soit le propriétaire bailleur. Notez qu’en cas de procuration pour une location meublée, la personne mandatée doit aussi compléter l'inventaire du mobilier et des équipements.
Que faire en cas d’absence d’un locataire ou colocataire ?
Lors de l’établissement d’un état des lieux d’entrée, le locataire ou les colocataires, le bailleur doivent être présents ou représentés par un mandataire à qui l'absent a préalablement donné procuration.
En cas d'absence d’un locataire et si aucune date n’est trouvée pour faire l’état des lieux en sa présence, le propriétaire bailleur peut faire appel à un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice). L’huissier va convoquer par courrier recommandé toutes les parties, avec un délai de réponse de 7 jours minimum. Passé ce délai, l’huissier va réaliser l’état des lieux. Le coût engendré est facturé au locataire.
Le modèle de procuration pour louer un logement (appartement ou maison) va permettre au madataire de faire un constat avec l'état des lieux d'entrée, dans un cadre protégé et légal. Il en est de même pour le modèle de procuration d'état des lieux de sortie.
A qui donner procuration pour me remplacer lors de l’état des lieux ?
La partie absente lors de l’état des lieux peut faire appel à une agence immobilière qui fera intervenir un de ses agents immobiliers.
Il peut aussi faire à un opérateur d’état des lieux, ces professionnels indépendants disposent d’un diplôme et son spécialiste pour effectuer les états des lieux d’entrée et sortie, c’est l’assurance que celui-ci soit conforme. Ainsi de futurs litiges lourds de conséquences peuvent être évités avec un état des lieux qui serait mal complété ou erroné.
Le mandant peut aussi demander à un ami ou à un membre de sa famille pour le remplacer. Cette solution de facilité est déconseillée.
L’état des lieux est un document important sécurisant des sommes importantes, le moindre travaux facturés peut coûter très cher. Nous vous conseillons de faire appel à un professionnel de l’immobilier, à un huissier de justice ou à un opérateur et même à un spécialiste de l’état des lieux.
Quels sont les engagements et obligations de la personne qui reçoit la procuration ?
Le mandataire s’engage à procéder à la réalisation contradictoire de l’état des lieux en la présence obligatoire des autres parties. Il doit y décrire l’état du logement avec précision, et ajouter des photos pour supprimer toutes ambiguïtés. Il doit signer l’état des lieux après avoir veillé à sa bonne exécution, au nom du mandant.
Quelles conséquences si l’état des lieux est réalisé alors qu’une partie est absente ?
L’état des lieux doit être fait de façon contradictoire, de facto, la présence du bailleur et du locataire est par conséquent obligatoire. Si le document est rempli en l’absence d’un signataire, il sera jugé nul sans valeur juridique. C’est comme si aucun état des lieux n’avait été établi.
Quelles sont les conséquences si l’état des lieux n’est pas fait ?
En cas d’absence d’état des lieux d’entrée, le locataire est donc supposé avoir reçu le logement en bon état de réparations locatives. Ainsi, il devra prouver que l’état du logement à son entrée était déjà dégradé. Toutefois, le bailleur doit apporter la preuve que la vétusté ou les réparations à sa charge son imputable au locataire si un désaccord apparaît lors de l’état des lieux de sortie.
Si il n’y a pas d’état des lieux de sortie, le logement est considéré comme restitué en bon état par le locataire. Le bailleur ne pourra pas réclamer d’indemnité au locataire en cas de dégradations. Il doit restituer le dépôt de garantie en totalité.
Que contient une procuration pour un état des lieux ?
La procuration d'état des lieux en ligne contient toutes les mentions obligatoires :
- Le prénom, nom et adresse du mandant (bailleur ou locataire absent)
- Le prénom, nom et adresse du mandataire (Le tiers qui va représenter la personne absente : agence immobilière, opérateur d’état des lieux, ami, …).
- La durée de validité du mandat (qui inclut la date à laquelle est prévue l’état des lieux).
- La description du pouvoir donné au mandataire (le mandataire établit l’état des lieux à l’adresse de la location, contradictoirement avec toutes les parties).
- La date, le lieu et la signature des deux parties.
Peut-on envoyer la procuration d’état des lieux par mail ?
Pour gagner du temps et éviter de se déplacer, le mandant peut envoyer la demande de procuration au mandataire par email. Pour que la procuration dématérialisée dispose d’une vraie valeur juridique, elle doit être doit être signée par le mandant et le mandataire.
Le processus d’envoi de la procuration par mail se déroule dans les conditions suivantes :
- Le mandant appose sa signature électronique sur la procuration.
- La procuration est envoyée par voie numérique au mandataire.
- Le mandataire signe électroniquement la procuration.
- Un exemplaire de la procuration signée par toutes les parties est envoyé au mandant et au mandataire.
Les avantages de la signature électronique de la procuration
La procuration dématérialisée permet de sécuriser le document. La version numérique permet aussi de gagner du temps grâce à la signature à distance permis par la signature électronique. Le document final est restitué par email au format PDF avec la signature électronique du mandant et du mandataire.
