Etat des lieux sur tablette : comment ça marche ?

Les propriétaires savent que dans le cadre d’une location immobilière, l’état des lieux est un document obligatoire pour sécuriser son bien immobilier. Il permet de départager les responsabilités de chaque partie à la fin d’un bail. Toutefois, la réalisation de ce constat peut s’avérer longue et laborieuse. Heureusement, la loi a désormais autorisé l’établissement d’un état des lieux sur tablette que ce soit à l’entrée ou à la sortie du locataire. Mais comment réaliser un état des lieux avec cette solution totalement digitalisée ?

Sommaire
• A quoi sert l’état des lieux ?
• L’état des lieux sur tablette est-ce légal ?
• Quelles sont les fonctionnalités de l’état des lieux sur tablette ?
• Quelle application pour l’état des lieux sur tablette ?

A quoi sert l’état des lieux ?

Pour le bailleur, sa réalisation sert à vérifier si le locataire a respecté ses obligations de réparations et d’entretien. Selon l’article 1730 du code civil : “S’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a été péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure.”

D’autre part, en l’absence d’état des lieux, l’article 1731 du code civil prévoit que : “S’il n’a pas été fait d’état des lieux, le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives, et doit les rendre tels, sauf la preuve contraire.”

Ces législations sont valables aussi bien pour l’état des lieux d’entrée que pour l’état des lieux de sortie.

L’état des lieux sur tablette est-ce légal ?

Oui, faire un état des lieux sur tablette est légal. C'est le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 qui autorise l’état des lieux en version dématérialisée, et qui rend par conséquent légale la possibilité d’établir un état des lieux sur tablette ou smartphone.

L’article 3-3 du décret du 30 mars 2016 indique que:

L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Quelles sont les fonctionnalités de l’état des lieux sur tablette ?

Voici les fonctionnalités de base de l’état des lieux numérique disponible sur HELLOBAIL.

Réalisation de l’état des lieux sur tablette

Toutes les pièces ainsi que les éléments (chaises, couverts, casseroles, armoires, canapés, …) qu’elles contiennent ont déjà été paramétrés préalablement pour que l’utilisateur puisse s’y retrouver facilement et rapidement. Vous n’aurez qu’à sélectionner, ajouter ou supprimer les éléments qui concernent votre logement. D’ailleurs, il est également possible d’ajouter des détails ou des observations directement sur votre tablette.

Ajout de photos

Depuis le décret de la loi Alur du 30 mars 2016, il est désormais possible d’illustrer l’état des lieux de photos. Grâce à l’état des lieux dématérialisé, vous pouvez prendre les photos sur votre tablette et elles s’intégreront automatiquement. Vous pouvez prendre des photos des pièces, des meubles et des équipements.

Signature électronique de l'état des lieux sur tablette

Cette fonctionnalité permet de signer électroniquement l’état des lieux. Elle possède la même valeur juridique que la signature manuscrite. Chaque partie est invitée à signer l’état des lieux sur tablette ou smartphone. Durant le processus et à l’issue des signatures, aucune modification du document ne peut être apportée. Si une des parties n’est pas consentante, elle ne doit pas signer le document digital. Une modification de l’état des lieux effacera alors automatiquement les signatures électroniques.

Envoi d'un exemplaire de l’état des lieux à chaque partie à la fin de l'état des lieux

Une fois que le document est signé par toutes les parties, un exemplaire est envoyé sur votre boîte mail,celle de votre locataire, ainsi que les autres signataires le cas échéant. En effet, la loi du 6 juillet 1989 impose qu'un exemplaire du document soit remis aux signataires à la fin de l'état des lieux. Un accusé de reception électronique permet de prouver que chaque personne a reçu son EDL.

Sauvegarde dans le cloud

Toutes les données sur l’état des lieux sont sauvegardées dans le cloud en temps réel. Vous pouvez donc conserver les caractéristiques du logement (choix des pièces, personnalisation des éléments qui composent la pièce, etc.) dans le système. De plus, si vous utilisez plusieurs tablettes, la synchronisation et les mises à jour se font de façon automatique sur tous vos appareils. Les documents sont sauvegardés au format PDF. Les certificats électroniques, clés publiques et privés sont aussi sauvegardés. Si besoin, vous pourrez cloner l’état des lieux d’entrée pour établir l’état des lieux de sortie.

Comparatif de l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie

L’éditeur de l’outil permet de comparer automatiquement les deux états des lieux lors de la sortie du locataire. Dès que vous renseignez l’état des lieux de sortie, le comparatif s’intégrera directement et mettra en évidence les éléments ayant subi une dégradation depuis l’état des lieux à l’entrée du locataire.

Modification de l’état des lieux 10 jours après sa signature

Conformément aux dispositions de la loi du 6 juillet 1989, il est encore possible de modifier l’état des lieux après sa signature. Cette modification n’est cependant valable que dans un délai de 10 jours. Ainsi, si une des parties ne consent pas les éléments mentionnés dans le document après la signature électronique de celui-ci, alors elle peut y apporter les modifications nécessaires. Bien évidemment, cette modification annulera les signatures précédentes. Il faudra ainsi re-signer électroniquement l’état des lieux sur tablette pour qu’il soit recevable. Cette notion de modification permet également d’assurer la présence de chaque partie concernée lors de la réalisation de l’état des lieux. Chacun apporte ses propres observations, ce qui justifie que l’état des lieux a été établi de façon contradictoire.

Avantages de l’état des lieux sur tablette

L’édition de l’état des lieux sur papier représente une bonne vieille méthode classique. Cependant, elle est fastidieuse à mettre en place, souvent peu précise du fait de devoir tout faire à la main (la description, les commentaires, etc.).L’application pour faire un état des lieux permet d’éviter les erreurs et de ne faire aucun oubli.

Un gain de temps considérable

Le premier atout de l’état des lieux sur tablette est qu’elle représente un gain de temps considérable. La rédaction des détails, des commentaires ainsi que la description des lieux peuvent prendre beaucoup de temps sur un support papier. Avec un état des lieux sur tablette, par contre, vous n’aurez qu’à sélectionner, remplacer ou supprimer les éléments en quelques clics. De plus, grâce à des sites comme HELLOBAIL, il est possible d’utiliser le dernier état des lieux pour en créer un nouveau et même de réutiliser systématiquement un état des lieux d’entrée comme état des lieux de sortie.

Aussi, avec un état des lieux sur tablette et l’outil de signature électronique de HELLOBAIL, bailleur et locataire peuvent signer très rapidement et légalement l’état des lieux.

Une version plus détaillée et plus claire

Avec un état des lieux sur tablette, il est possible d’aller un peu plus dans les détails et d’être plus précis. Vous avez plus de place et vous pouvez éditer plus rapidement. A contrario des états des lieux sur papier qui disposent de champs d’écriture bien limités. La présence des photos permet aussi de justifier les descriptions et commentaires rédigés dans l’état des lieux. Elles servent à éliminer toute subjectivité que peuvent entraîner les termes mal utilisés dans un constat.

Un outil de sauvegarde et d'archivage adaptée

Comme on le dit toujours, il est important de conserver un exemplaire des différents documents locatifs à l’instar de l’état des lieux. Cependant, une version sur papier peut être plus difficile à stocker et à retrouver des années plus tard, à la sortie du locataire. Grâce à l’informatique, inutile de rechercher l’état des lieux dans de vieux papiers empilés. Si vous utilisez l’état des lieux numérique de HELLOBAIL, une copie du document sera disponible dans votre espace de gestion locative qui est situé dans le cloud.

Pratique et sécurisé

Grâce à l’évolution du numérique, au revoir les courriers avec timbres et enveloppes qui prennent du temps pour arriver au destinataire et peuvent parfois se perdre. Une fois l’état des lieux sur tablette établi et validé, chaque partie reçoit automatiquement un exemplaire. Cette méthode est à la fois sécurisée, car la modification du document est impossible une fois qu’il est signé.

Quelle application pour l’état des lieux sur tablette ?

Notre outil sur HELLOBAIL constitue une des solutions les plus prisées des bailleurs pour un état des lieux sur tablette. A la fois pratique, rapide et sécurisé, cet outil répond aux obligations juridiques exigées par la loi : horodatage, validation, signature électronique de chaque partie.