État des lieux numérique et signature électronique

Faire un état des lieux prend du temps, demande de la rigueur et de l'organisation. Il est question de faire l’inventaire des éléments, d’apporter une description de toutes les pièces et de joindre des photographies.  Il s’agit d’un document obligatoire, bailleurs et mandataires ne peuvent y échapper. Toutefois, il est toujours possible de gagner du temps, de faciliter cette formalité et éviter les erreurs grâce à l’état des lieux dématérialisé et à la signature électronique.

Sommaire
• Qu’est-ce qu’un état des lieux numérique ?
• Quelles différences entre l'état des lieux numérique et la version papier ?
• Comment procéder pour signer un état des lieux numérique ?
• Est-ce légal de faire un état des lieux dématérialisé ?
• Est-il possible d’utiliser la signature électronique sur un état des lieux ?
• Faut-il choisir une tablette, un ordinateur ou un smartphone pour la signature électronique ?
• Le locataire peut-il refuser d’utiliser la signature électronique ?
• Un exemplaire de l’état des lieux dématérialisé est obligatoirement remis aux signataires
• Avantages de l’état des lieux signé électroniquement

Qu’est-ce qu’un état des lieux numérique ?

De façon générale, l’état des lieux est un document qui permet de décrire l’état d’un logement, ses pièces (du sol au plafond), ses parties extérieures ainsi que ses équipements. Légalement obligatoire, il doit être établi à l’entrée et à la sortie du locataire dans le cadre d’un bail de location videou meublé régi par la loi du 6 juillet 1989. Ce document établi contradictoirement à l’entrée et à la sortie du locataire, va permettre de répartir les coûts de réparation ou de remplacement. Le document faisant foi, bailleur et locataire peuvent attester du responsable de la remise en état du logement, le cas échéant. Le support est dématérialisé au format informatique PDF ou Word. Seul le format digital peut être signé numériquement.

Quelles différences entre l'état des lieux numérique et la version papier ?

La différence entre l’état des lieux numérique et l’état des lieux sur papier réside avant tout dans le support. Si l’un est établi en format papier, l’autre l’est au format informatique PDF ou Word. Outre ces différences de format, leur processus de réalisation diffère également.

Comment procéder pour signer un état des lieux numérique ?

L’outil en ligne permet d’établir l’état des lieux numérique en direct avec le locataire à partir de votre tablette, ordinateur ou smartphone. Une fois le formulaire complété, vous avez deux possibilités :

• Il est possible de télécharger le document puis de le signer après l’avoir imprimé. L’état des lieux papier est remis en main propre à chaque partie.
• Pour plus de fluidité et de sécurité, nous vous conseillons d’utiliser la signature électronique à la place. Un code SMS unique sera envoyé à toutes les parties. Une fois l’état des lieux signé électroniquement, un exemplaire est envoyé automatiquement aux locataires et bailleurs propriétaires.

Est-ce légal de faire un état des lieux dématérialisé ?

A l’heure où de nombreux bailleurs utilisent une tablette pour établir l’état des lieux de leur logement, on peut se demander si l’état des lieux dématérialisé est réellement légal. On y répond affirmativement : l’état des lieux numérique possède une reconnaissance juridique.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 confirme la possibilité d’établir ce document en version numérique :

“L’état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature”.

D’ailleurs, cette pratique a été adoptée dans le domaine de la gestion locative et du secteur immobilier depuis déjà plusieurs années.

Est-il possible d’utiliser la signature électronique sur un état des lieux ?

Plusieurs documents liés au bail locatif peuvent désormais être signés électroniquement comme le bail de location lui-même, la quittance de loyer ou l’état des lieux. En effet, il est tout à fait possible d’utiliser la signature électronique sur un état des lieux grâce à des outils mis à disposition comme sur le site de HELLOBAIL.

Dans ce cas, il est préférable de disposer d’un document informatisé le plus souvent au format PDF ou Word. Ainsi, une fois l’état des lieux réalisé, bailleur et locataire signent ensemble électroniquement sur tablette ou sur téléphones portables avec un code SMS.

Depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, l’intérêt et la valeur juridique du document signé électroniquement sont les mêmes que celui signé sur papier. D’ailleurs, la version numérique possède plus d’avantages, car elle permet de diminuer la marge d’erreur, est infalsifiable et sécurise donc les processus de gestion locative.

Si vous optez pour la signature électronique, il faut que l’état des lieux sur support dématérialisé soit remis au locataire par voie numérique (par email) après sa signature, ett avant la sortie du locataire du logement. Dans le cas contraire, le logement sera considéré comme remis en “bon état”, l’état des lieux sera caduc.

Faut-il choisir une tablette, un ordinateur ou un smartphone pour la signature électronique ?

Si nous mentionnons souvent la tablette pour l’état des lieux dématérialisé, c’est parce que ce support facilite le processus de la signature électronique. En fait, la tablette est beaucoup plus pratique et maniable qu’un ordinateur portable et offre plus de confort de lecture qu’un smartphone qui est plus petit. Toutefois, les locataires disposant majoritairement d'un smartphone, c'est vers ce support qu'est envoyé le code SMS et le document.

Le locataire peut-il refuser d’utiliser la signature électronique ?

Il est tout à fait possible que le locataire refuse de signer électroniquement l’état des lieux, parce qu’il n’a pas confiance au processus. Certains craignent sans doute que le bailleur puisse modifier le document à sa guise après la signature. Qu’importe la raison de leur refus, vous pouvez leur expliquer qu’après signature, le document est verrouillé informatiquement, ce qui rend les modifications impossibles.

Cependant, si le locataire n’est toujours pas convaincu, vous ne pouvez pas lui forcer la main. Proposez-lui alors d’éditer l’état des lieux en numérique, d’en imprimer plusieurs exemplaires pour chaque partie et de les faire signer sur papier. Ainsi, avec des modèles comme sur HELLOBAIL, vous pourrez toujours facilement compléter le document et y joindre des illustrations tout en retenant la confiance de votre locataire.

Un exemplaire de l’état des lieux dématérialisé est obligatoirement remis aux signataires

Comme l’indique l’article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux, chaque signataire (bailleur, locataires, mandataire le cas échéant) reçoit une copie de l’EDL par voie électronique (par e-mail) lors de la signature électronique. Les parties pourront ainsi vérifier de façon contradictoire les observations décrites sur le document. Pour acter la réception de l’état des lieux, un accusé de réception électronique par exemplaire sera généré par le logiciel.

L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de sa signature.

Avantages de l’état des lieux signé électroniquement

Un état des lieux signé électroniquement possède plusieurs avantages.

• Il facilite l’établissement de l’état des lieux : pour pouvoir signer électroniquement, il faut disposer d’une version dématérialisée de l’état des lieux. Et grâce à des plateformes tiers de confiance comme HELLOBAIL, vous pouvez réaliser l’état des lieux dématérialisé en ligne et en direct avec votre locataire. Ce qui est plus facile et plus rapide.
• Il représente un gage de sécurité : comme nous l’avons précisé, le document est verrouillé et horodaté une fois qu’il est signé. Aucune modification ne peut donc être apportée sur la version signée. De plus, l’état des lieux dématérialisé est plus facile à conserver car vous pouvez le télécharger.
• Il est également stocké chez le prestataire chargé de votre gestion locative en ligne. Il permet d’illustrer l’état des lieux : ajouter des photos sur l’état des lieux est désormais possible et est fortement conseillé. Vous pouvez les joindre directement sur le modèle d’état des lieux de HELLOBAIL. Cette astuce vous permet d’être plus précis dans vos descriptions et d’éviter les interprétations divergentes de l’état des lieux.