Lorsque le locataire ne paie plus ses loyers, le propriétaire est amené à lui envoyer une lettre recommandé à travers une mise en demeure pour loyers impayés. Le recommandé électronique (LRE) est une solution pratique et rapide mise à disposition du bailleur. Nous vous informons sur les conditions légales et vous expliquons comment il faut procéder pour transmettre le courrier recommandé dématérialisé avec accusé de réception (LRAR) électronique.

L'envoi courrier recommandé électronique est-il légal ?

Oui, le courrier recommandé électronique possède les mêmes valeurs juridiques qu’un courrier recommandé sur papier dans la mesure où il répond à certaines conditions. En effet, cette possibilité est encadrée par le règlement européen « eIDAS » établi le 23 juillet 2014 qui est chargé de réguler l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Légalement, il existe 3 conditions préalables pour qu’un courrier recommandé électronique soit reconnu comme recevable :

  • Le prestataire chargé de l’acheminement de la lettre doit vérifier et garantir la bonne identité de l’expéditeur et celle du destinataire.
  • Les dates d’envoi et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables.
  • Selon l’article L100 du code des postes et des communications électroniques, si le destinataire n’est pas un professionnel, l’expéditeur doit avoir son aval pour pouvoir envoyer la lettre recommandée électronique. S’il refuse, alors l’envoi au format papier sera établi d’office.

Peut-on envoyer une lettre recommandée par mail ?

Oui, il est possible d’envoyer une lettre recommandée par mail à condition qu’elle s’accompagne d’un accusé de réception. De ce fait, il est nécessaire de passer par un prestataire d’acheminement pour pouvoir faire passer le courrier recommandé à son destinataire. Une simple boîte mail n'est pas suffisante, les messageries mails tel que Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo! Mail, iCloud, ou encore Orange Mail, ne répondent pas aux obligations légales demandées par le réglement eIDAS. Pour les documents locatifs comme la mise en demeure pour loyers impayés, vous pouvez passer par la plateforme HELLOBAIL qui est en conformitée. 

Comment fonctionne le recommandé électronique ?

Le fonctionnement du recommandé électronique est très simple. Comme nous l’avons précisé, l’envoi du document nécessite l’intervention d’une plateforme / d’un prestataire. Alors, une fois que la lettre arrive sur la plateforme, celle-ci se charge de prévenir le destinataire par le biais d’un courrier électronique qu’un recommandé lui est destiné.

Le destinataire, quant à lui, dispose d’un délai de quinze jours à compter du lendemain de la réception de l’alerte pour accepter ou non la lettre. S’il accepte, la lettre aboutit sur trois types de documents : la preuve de dépôt de la lettre, l’accusé de réception et la preuve de téléchargement. Ces justificatifs seront envoyés à l’expéditeur qui devra les conserver, en plus du recommandé original, pendant un délai d’un an, comme le déclare l’Art. R. 53-2 du décret N°2018 -347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique.

Si, dans le cas contraire, le destinataire refuse la lettre recommandée électronique ou ne la réclame pas, alors, le responsable de l’acheminement devra mettre à disposition de l’expéditeur une preuve de ce constat au plus tard un jour après expiration du délai de quinze jours. Dans ce cas, l’expéditeur doit passer par la voie postale pour l’envoi de la lettre.

Le recommandé en ligne bénéficie automatiquement de la signature électronique, le bailleur ou mandataire expéditeur est ainsi identifié.

Que contient la mise en demeure électronique (pour loyers impayés) ?

A peine de nullité, la mise en demeure électronique pour loyers impayés doit contenir les éléments suivants :

  • Objet : Mise en demeure L’identité du bailleur et celle du locataire
  • Les coordonnées et adresse du bailleur
  • L’adresse du logement en location
  • Les informations relatives au bail : date de signature, date prévue pour le paiement du loyer
  • La date de rédaction de la mise en demeure
  • Le montant des loyers impayés (+charges locatives), mois auquel ils font référence
  • Le délai accordé au locataire pour qu’il règle ses impayés locatifs : généralement de 8 jours après réception de la mise en demeure

Remplissez le formulaire de mise en demeure en ligne pour loyer impayé à envoyer au locataire

Comment envoyer un recommandé électronique ?

Pour commencer, il est nécessaire d’établir un accord avec le locataire. En effet, sans l’accord exprès de ce dernier, l’envoi de recommandé par voie électronique n’est pas valide. Dans le cadre d’une location, vous devez convenir avec votre locataire dès la signature du bail que les documents locatifs peuvent être envoyés par voie dématérialisée.

Une fois que cet accord exprès est établi, vous pouvez rédiger le recommandé ou compléter des modèles pré-établis. Pour n’importe quel document locatif, visitez le site HELLOBAIL. Vous n’aurez qu’à compléter le formulaire mis à votre disposition sur le site et notre outil se chargera de l’envoyer à votre locataire. Si ce dernier ouvre le recommandé, vous serez notifié automatiquement.

Avantages de la lettre recommandée électronique

En plus du fait qu’elle possède les mêmes valeurs juridiques qu’une lettre sur format papier, la LRE possède certains avantages.

Rapide

Finies les longues procédures de rédaction et d’acheminement. En seulement quelques clics, vous pouvez envoyer une mise en demeure à votre locataire pour loyers impayés. De plus, le site HELLOBAIL est disponible 24h/24 et 7j/7 pour assurer l’accessibilité à l’outil sur la plateforme. Vous pouvez ainsi faire parvenir vos documents locatifs et faire courir les délais légaux plus rapidement.

Sécurisé

Grâce au système d’horodatage électronique sur le site, vous disposez de plusieurs preuves : preuve de dépôt, de réception et de téléchargement. En cas de litige, ces preuves serviront à prouver la date de réception du recommandé et le manquement du locataire à respecter ses obligations. De ce fait, les échanges entre vous et votre locataire sont plus transparents.

Article mis à jour le lundi 26 juin 2023

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