L’univers immobilier fait partie des nombreux secteurs à pouvoir profiter des avantages de la dématérialisation. Effectivement, gestion locative et automatisation sont désormais compatibles. Bailleurs et locataires peuvent ainsi bénéficier de plus d’accessibilité grâce aux alternatives efficaces comme la signature électronique. Vous souhaitez signer électroniquement vos documents locatifs comme la quittance de loyer, par exemple ? Cet article vous montre comment procéder.

Rappel : qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est un justificatif qui permet d’attester que le locataire s’est bien acquitté de son loyer et des charges locatives. Elle fait partie des documents liés au bail de location qui ne sont pas légalement obligatoires. Toutefois, de nombreux locataires réclament la transmission du justificatif pour réaliser certaines démarches ou pour prouver, en cas de litiges, qu’il a bien effectué le versement des sommes dues.

Ainsi, comme le dispose l’article 21 de la loi N°89-462 du 6 juillet 1989, “le bailleur est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande”. De ce fait, afin de fluidifier la relation bailleur-locataire, il est conseillé d’envoyer la quittance de loyer dès que vous recevez le paiement du loyer et des charges locatives. Selon l’accord que vous aurez stipulez avec le locataire, vous devez transmettre la quittance soit par courrier, soit par email.

Attention à ne pas confondre quittance de loyer et appel de loyer. L’appel de loyer est un document qui servira de rappel au locataire de ses obligations de régler le loyer et les charges locatives.

Est-ce qu’une quittance de loyer doit être signée ?

Comme de nombreux documents locatifs, la quittance de loyer doit être signée par celui qui le délivre, c’est-à-dire le bailleur ou son mandataire. En effet, qu’elle soit transmise par courrier ou par voie dématérialisée, la quittance de loyer non signée n’a pas de valeur juridique. La signature électronique intervient donc spécifiquement lorsque vous envoyez votre quittance de loyer de manière automatisée.

La signature électronique est une alternative légale et efficace

La signature électronique, depuis quelques années, est devenue un outil incontournable de la gestion locative. Pour mieux comprendre ses avantages, voici comment se base son principe.

Grâce à la signature électronique, vous pouvez signer plusieurs documents en quelques secondes, sans contact physique. Elle permet également de garantir l’intégrité de ces documents et à en authentifier l’auteur. D’autre part, la signature électronique sert à horodater la signature du document et justifie le fait que ce dernier n’a pas été modifié par une tierce personne.

Ayant la même valeur légale qu’une signature manuscrite, la signature électronique rapporte la preuve du consentement de son signataire. Cette démarche permet donc de faciliter l’envoi et l’échange des documents comme l’acte de caution solidaire, les baux de location, les quittances de loyer, etc.

Automatisez l’envoi de vos quittances de loyer grâce à la signature électronique

Signature électronique rime avec dématérialisation. Ainsi, pour pouvoir signer électroniquement votre quittance de loyer, vous devez créer une version numérique du justificatif. Alors, pourquoi ne pas opter directement pour l’automatisation de votre document locatif ?

Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur le site et de remplir la quittance de loyer en ligne. Une fois la quittance de loyer remplie, nous vous enverrons un modèle en format WORD ou PDF. Transférez alors ce modèle à votre locataire par email depuis le site HELLOBAIL. Pour vous assurer que le locataire a bien reçu le document, un accusé de réception vous sera transmis. En plus d’être légale, cette alternative est également rapide et efficace pour la gestion de vos documents locatifs.

Accord pour la transmission dématérialisée de la quittance de loyer

Sachez que vous ne pouvez pas imposer l’envoi par email de la quittance de loyer. Pour pouvoir profiter de la dématérialisation du justificatif, vous devez avoir l’accord de votre locataire, comme le dispose l’article 6 de la loi du 24 mars 2014. Pour ce faire, commencez par formaliser une demande.

Lorsque le locataire donne son approbation, vous devez rédiger un accord exprès pour la transmission dématérialisée de la quittance. Ce document permet de justifier que le locataire accepte que, pour toute demande de quittance qu’il pourrait susciter, le bailleur peut transmettre une quittance dématérialisée. Cet accord est souvent rédigé au moment de la signature du bail. Dans le document, vous pouvez déclarer de manière simple que votre nouveau locataire est en accord avec le procédé de dématérialisation. Néanmoins, pour vous assurer d’être bien conforme à la réglementation, nous vous conseillons d’utiliser notre modèle d’accord pour la transmission dématérialisée de la quittance de loyer.

Avantages de la signature électronique de la quittance de loyer

La quittance de loyer signée électroniquement possède plusieurs avantages:

  • Automatisée : grâce à des modèles WORD ou PDF comme sur le site HELLOBAIL, il est désormais possible de profiter de l’automatisation quand vous signez électroniquement la quittance de loyer.
  • Authentique : comme nous l’avons précisé, un document signé par signature électronique possède la même authenticité qu’un document signé à la main. L’identité du signataire est prouvée de manière certaine même avec une signature électronique.
  • Infalsifiable : la signature électronique sur une quittance de loyer possède le caractère d’être infalsifiable. Aucune autre personne ne peut reproduire votre signature et usurper votre identité.
  • Non réutilisable : la signature approuvée sur la quittance de loyer dématérialisée ne peut être utilisée sur un autre document.
  • Facile et rapide : quand vous aurez signé la quittance de loyer, plus besoin de l’envoyer par courrier. Comme le document est dématérialisé, vous n’aurez qu’à l’envoyer par email à votre locataire. Ce qui vous prendra à peine quelques minutes.
Article mis à jour le lundi 4 octobre 2021
Votre commentaire