Lorsque le locataire en fait la demande, le bailleur doit obligatoirement lui fournir une quittance de loyer, si les loyers et charges locatives sont à jour. Cette tâche est chronophage, notamment lorsque les locataires réclament régulièrement ce justificatif. Générer et envoyer une quittance de loyer automatique en ligne chaque mois est possible, voici la réglementation en vigueur et comment procéder.

Envoi automatique de la quittance de loyer chaque mois

La quittance de loyer automatique est obligatoirement dématérialisée

La quittance de loyer envoyée en automatique doit être numérique, c’est le format PDF qui est utilisé car il sécurise le document. Les formats Word ou Excel ne sont pas conseillés car le locataire peut modifier la quittance.

Le format papier est à proscrire pour plusieurs raisons. Financièrement plus coûteux, il faudra en effet facturer les frais d’enveloppe et de timbre. Sa mise en place est complexe, le manque de réactivité en cas de modification des informations contenues dans la quittance, la durée d’envoi trop lente par voie postale, font de la version papier un modèle non efficient.

Comment envoyer une quittance de loyer automatiquement ?

Depuis la loi Alur promulguée le 24 mars 2014, le bailleur est autorisé à transmettre les quittances par voie électronique. Le locataire doit préalablement donner son accord à travers une clause du contrat de bail ou à travers un courrier contenant son accord exprès et remis au bailleur.

Le doit bailleur doit compléter la quittance de loyer en ligne en indiquant:

  • L’identité du locataire, son adresse, la période concernée, le montant du loyer et des charges.
  • Le jour du mois auquel la quittance doit être envoyée.
  • La date d'échéance du paiement du loyer.
  • Indiquer si le terme du loyer est échu (paiement pour le mois écoulé) ou à échoir (paiement par avance pour le mois à venir).
  • Les adresses emails de chaque locataire, attention de bien les orthographier pour que le courrier électronique arrive à destination.

L’accord exprès du locataire est demandé avant l’ouverture de la quittance de loyer. Le locataire ouvre la quittance de loyer électronique, le bailleur reçoit une notification par mail lui indiquant que le document à été correctement délivré au destinataire.

Quels sont les avantages de la quittance de loyer automatique ?

  • Le principal argument en faveur de l’envoi automatisé de la quittance est le gain de temps. Une fois paramétrée, la quittance de loyer est envoyée chaque mois depuis le serveur Internet. Le locataire reçoit son attestation par e-mail dans les minutes qui suivent l’envoi.
  • Le propriétaire bailleur peut suivre l’historique de la quittance de loyer, de l’envoi à la réception par le locataire. Il pourra même bénéficier d’un accusé de réception électronique lui indiquant que le locataire a bien lu le justificatif. L’accusé de réception est notifié par mail.
  • Le locataire peut prouver qu’il a répondu à ses obligations avec la traçabilité de chaque étape de la quittance de loyer automatique. Le locataire ne pourra pas obtenir gain de cause s' il décide de saisir la justice en accusant le bailleur de ne pas lui avoir remis les quittances.
  • Aucune erreur n’est possible, le formulaire en ligne guide le propriétaire dans la rédaction du document locatif. Les informations sont saisies une seule fois, il n’y a pas besoin de le faire chaque mois.
  • La quittance est automatiquement signée grâce à la signature électronique. Le bailleur réalise cette action lors du premier paramétrage uniquement.
  • Dans une colocation, chaque colocataire va recevoir un exemplaire de la quittance de loyer en ligne, s' il a préalablement renseigné son adresse mail.
  • En cas de perte du document par le locataire, le bailleur peut lui envoyer à nouveau le document en un clic.
  • Le coût écologique est moins élevé que celui de la version papier, la quittance de loyer électronique dispose d’une empreinte carbone plus faible.

Quittance de loyer avec échéance de loyer en un seul document

En option, la quittance de loyer peut être envoyée avec l’avis d’échéance de loyer chaque mois. Ainsi le locataire est informé sur le montant de sa prochaine échéance.

Cette solution permet lorsqu’il y a indexation du loyer sur l’IRL (Indice de référence des loyers), d’indiquer au prorata l’indexation sur le mois prochain, et le montant du nouveau loyer réajusté sur l’appel de loyer rattaché à la quittance de loyer.

Il en est de même lorsque le bailleur encaisse des provisions sur charges, il pourra une fois par an faire la régularisation annuelle des charges locatives en le stipulant sur l’avis d’échéance joint à la quittance.

Pour l’envoi de l’avant dernière quittance de loyer, l’avis d'échéance va indiquer le dernier loyer calculé au prorata à payer par le locataire.

Pourquoi et comment signer la quittance de loyer automatique en ligne ?

La quittance de loyer est un document important contenant des mentions obligatoires ayant un aspect légal. Dans la grande majorité des cas, le locataire a besoin de cette attestation pour s’en servir comme justificatif de domicile auprès d’un établissement bancaire ou d’état, auprès d’une assurance. Ce document lui permet aussi d’obtenir une aide au logement avec la CAF. Tous ces organismes refusent les quittances de loyer qui ne sont pas signées. Sans signature, la quittance de loyer perd sa valeur juridique et devient contestable.

Faut-il envoyer les quittances de loyer chaque mois ?

Le bailleur doit transmettre gratuitement la quittance de loyer au locataire comme le stipule l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Il doit le faire chaque fois que le locataire en fait la demande, c’est une obligation légale.

Toutefois, l’envoi mensuel systématique des quittances de loyer n’est pas obligatoire, mais fortement conseillé, notamment pour maintenir de bons rapport locatifs avec le locataire, et suivre le bon déroulement des versements de loyers.

Article mis à jour le samedi 24 juin 2023

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