Transmettre un avis d'échéance chaque mois relève de la gestion courante d'une location. Les difficultés apparaissent au moment d'y intégrer un prorata, une aide au logement ou une hausse de loyer, et lorsqu'un impayé s'installe. Téléchargez votre avis d'échéance de loyer en ligne au format PDF ou Word.
Qu'est-ce qu'un avis d'échéance de loyer, précisément ?
L'avis d'échéance est le document par lequel le bailleur, ou son mandataire, informe le locataire du montant à régler pour une période à venir et de la date à laquelle ce règlement est attendu. On le rencontre aussi sous les appellations appel de loyer, demande de paiement ou avis de loyer : ces termes désignent le même document.
Il ne crée pas l'obligation de payer, qui découle du contrat de location, l'article 7 a) de la loi du 6 juillet 1989 imposant au locataire de régler le loyer et les charges récupérables aux termes convenus. L'avis en rappelle le montant et l'échéance, à une position déterminée du cycle mensuel de la location.
Quelle différence avec la quittance de loyer ?
Les deux documents ont des fonctions distinctes. La quittance vaut reconnaissance, par le bailleur, d'avoir reçu les sommes qu'elle mentionne, alors que l'avis d'échéance se limite à en demander le paiement.
| Critère | Avis d'échéance | Quittance de loyer |
|---|---|---|
| Moment | Avant la date de paiement | Après encaissement intégral |
| Fonction | Annoncer une somme à venir | Reconnaître un paiement reçu |
| Valeur probatoire | Aucune preuve de paiement | Le détenteur est présumé avoir payé |
| Caractère obligatoire | Libre, sauf logement-foyer | Obligatoire sur demande du locataire (art. 21) |
| Paiement partiel | Peut mentionner un solde restant | Remplacée par un reçu du montant versé |
| Risque en cas d'erreur | Montant contesté, relance affaiblie | Preuve offerte à un locataire qui n'a rien versé |
Cette différence emporte une conséquence pratique. La charge de la preuve du paiement pèse sur le locataire, débiteur de l'obligation, à qui il revient de démontrer en cas de litige qu'il s'est acquitté du loyer réclamé. Une quittance éditée avant le constat du virement lui fournit cette preuve par avance, alors que l'avis d'échéance permet d'informer sans rien reconnaître.
Le bailleur est-il obligé d'en envoyer un ?
En location d'habitation, non. Aucun texte n'impose l'envoi d'un avis d'échéance, ni ne fixe sa forme. Le locataire doit payer spontanément à la date prévue au bail, sans attendre de rappel : l'absence d'avis ne suspend jamais son obligation.
Les logements-foyers suivent un régime différent. Dans les logements-foyers et résidences sociales, la convention APL-foyer impose au gestionnaire de remettre au résident un avis d'échéance faisant apparaître le montant de la redevance, la part correspondant au loyer et aux charges récupérables, ainsi que le montant de l'aide. La quittance n'y est due que sur demande du résidant, en application de l'article R. 633-4 du code de la construction et de l'habitation.
Chez les bailleurs sociaux et dans le parc géré par des professionnels, l'envoi mensuel relève de l'usage constant. Pour un bailleur particulier, trois bénéfices concrets justifient l'effort :
- Moins d'oublis. Un rappel reçu quelques jours avant l'échéance déclenche le virement au bon moment.
- Moins de discussions sur les charges. Un locataire qui voit chaque mois le détail de sa provision accepte plus facilement le décompte de fin d'année.
- Un cadre professionnel. La relation locative gagne en lisibilité, ce qui pèse le jour où un désaccord surgit.
Que doit contenir un avis d'échéance pour être réellement utile ?
Aucun texte ne fixe de modèle. Le contenu se choisit donc selon ce qui rend le document compréhensible pour le locataire et exploitable en cas de désaccord.
| Mention à faire figurer | Niveau |
|---|---|
| Identité et adresse du bailleur ou du gestionnaire | Indispensable |
| Identité du locataire et adresse du logement loué | Indispensable |
| Période concernée, exprimée sans ambiguïté | Indispensable |
| Loyer hors charges | Indispensable |
| Charges, en précisant provision ou forfait | Indispensable |
| Total à régler | Indispensable |
| Date limite de paiement prévue au bail | Indispensable |
| Date d'établissement du document | Indispensable |
| Référence du bail et numéro de l'avis | Complément utile |
| IBAN et libellé de virement à reprendre | Complément utile |
| Solde antérieur ou arriéré éventuel | Complément utile |
| Aide au logement déduite si elle est versée au bailleur | Complément utile |
| Ligne distincte pour une régularisation de charges | Complément utile |
| Ligne distincte pour le dépôt de garantie sur le premier avis | Complément utile |
| Coordonnées de contact en cas de difficulté | Complément utile |
La séparation du loyer et des charges conditionne deux mécanismes distincts : la régularisation annuelle, qui porte sur les provisions au vu des dépenses réelles, et l'indexation, qui ne s'applique qu'au loyer hors charges. Un montant global empêche de conduire l'une comme l'autre.
Reprendre le montant en toutes lettres limite les erreurs de saisie lors du virement, et la mention finale évite qu'un avis d'échéance soit produit plus tard comme justificatif de paiement.
À quelle date faut-il l'envoyer ?
La date d'exigibilité dépend de la mécanique retenue au bail. En location d'habitation, le loyer est presque toujours payable à terme à échoir : il se règle d'avance, au début de la période qu'il couvre. Le loyer d'octobre est donc dû le 1er octobre, ou le 5 si le contrat le prévoit. Le paiement à terme échu, en fin de période, reste possible mais demeure minoritaire, hors baux commerciaux et conventions particulières.
L'envoi intervient utilement entre cinq et dix jours avant l'exigibilité, ce délai laissant au locataire le temps d'exécuter son virement sans détacher le document du mois concerné.
Le prélèvement automatique impose un calendrier plus strict, le créancier devant notifier le débiteur au moins quatorze jours calendaires avant la date de débit, sauf accord sur un délai différent. Cette notification préalable indique au minimum la date et le montant et peut prendre la forme d'une facture, d'un échéancier ou d'un avis, ce qui permet à l'avis d'échéance d'en tenir lieu.
Comment calculer le montant quand le mois est incomplet ?
L'entrée ou la sortie en cours de mois impose un calcul au prorata. Deux conventions coexistent, et le bail doit indiquer laquelle s'applique pour éviter la discussion.
Exemple. Julien Roy entre dans les lieux le 12 septembre. Le loyer s'élève à 620 € et la provision pour charges à 70 €, soit 690 € par mois. L'occupation couvre 19 jours, du 12 au 30 septembre inclus.
| Méthode | Calcul | Montant appelé |
|---|---|---|
| Mois forfaitaire de 30 jours | 690 ÷ 30 × 19 | 437,00 € |
| Jours réels du mois considéré | 690 ÷ 30 × 19, septembre comptant 30 jours | 437,00 € |
| Jours réels, cas de février | 690 ÷ 28 × 19 | 468,21 € |
L'écart entre les deux méthodes ne se manifeste que sur les mois de 28, 29 ou 31 jours. La loi n'en impose aucune, le choix revenant au contrat, la convention du mois de 30 jours allégeant la gestion et la méthode des jours réels suivant l'occupation effective.
Le dépôt de garantie, qui accompagne souvent ce premier appel, échappe à ce calcul : il ne se proratise jamais, quelle que soit la date d'entrée, et sera restitué en fin de bail.
Comment faire apparaître l'aide au logement versée au bailleur ?
Lorsque l'APL ou l'allocation de logement est versée en tiers payant, le bailleur perçoit l'aide directement et le locataire ne règle que le solde. L'avis d'échéance doit alors distinguer trois niveaux, sous peine de malentendu récurrent sur le « vrai » montant du loyer.
| Loyer hors charges | 550,00 € |
| Provision pour charges | 60,00 € |
| Montant total de l'échéance | 610,00 € |
| Aide au logement versée au bailleur | − 180,00 € |
| Reste à votre charge | 430,00 € |
Le loyer contractuel reste fixé à 610 €, l'aide en réglant une fraction à la place du locataire. Trois points de calendrier sont à anticiper :
- L'APL d'un logement conventionné est versée autour du 25 du mois, tandis que l'allocation de logement est payée à terme échu, début du mois suivant. Les encaissements du bailleur suivent donc ce calendrier plutôt que celui de l'échéance.
- Le premier mois d'occupation n'ouvre aucun droit, de sorte que le locataire règle la totalité de l'échéance, ce que l'avis gagne à signaler.
- Toute variation notifiée par la caisse modifie le reste à charge du mois suivant. Reporter cette variation sur l'avis évite un impayé involontaire.
Peut-on annoncer l'indexation annuelle du loyer sur l'avis d'échéance ?
La révision annuelle suppose une clause au bail, puis une demande du bailleur. Une hausse qui apparaît uniquement sur un avis d'échéance, sans détail du calcul, peut être refusée par le locataire, et les ADIL invitent expressément à ce refus.
La révision passe donc par un courrier reprenant la clause, la date de révision, les indices utilisés, le calcul et le nouveau montant, avant que ce montant ne soit repris sur les avis d'échéance suivants.
Trois règles encadrent cette révision :
- Le bailleur dispose d'un an à compter de la date de révision prévue au bail. Passé ce délai, la hausse de l'année est perdue.
- La révision n'est pas rétroactive : elle prend effet à la date de la demande, jamais à la date anniversaire dépassée.
- Les logements classés F ou G au DPE ne peuvent pas voir leur loyer révisé depuis le 24 août 2022 en métropole, et depuis le 1er juillet 2024 outre-mer.
Seul le loyer hors charges est concerné par l'indice de référence des loyers. Une provision pour charges n'est pas indexée : elle évolue au vu des dépenses constatées lors de la régularisation.
Comment le transmettre, et peut-on en facturer l'envoi ?
Aucun formalisme ne s'impose. Le courriel convient, reste horodaté et coûte moins cher qu'une lettre. La remise en main propre et la lettre simple restent des options, notamment pour un locataire éloigné du numérique. La lettre recommandée se réserve à la mise en demeure, son emploi mensuel alourdissant le budget sans bénéfice.
Une précaution se prend dès la signature du bail : recueillir l'accord exprès du locataire pour la transmission dématérialisée des documents locatifs. Cet accord est requis pour la quittance, et le formaliser une fois pour toutes sécurise l'ensemble de la correspondance.
Les frais administratifs ou postaux occasionnés par l'envoi d'une quittance ou d'un avis d'échéance ne peuvent être réclamés au locataire en sus du loyer : il s'agit d'un acte d'administration du bien loué. L'article 4 p) de la loi du 6 juillet 1989 répute non écrite toute clause faisant supporter au locataire des frais de relance ou d'expédition de la quittance, et l'article 4 i) interdit les clauses autorisant le bailleur à percevoir des amendes ou des pénalités. Aucune ligne de frais de dossier, de frais d'avis ou de pénalité de retard ne peut donc figurer sur le document.
Quelle valeur a-t-il face à un loyer impayé ?
L'avis d'échéance ne constitue ni un titre exécutoire, ni une preuve de créance opposable par elle-même, ni un acte interruptif de prescription. Seuls la reconnaissance de dette par le locataire, une mesure conservatoire, un commandement de payer délivré par commissaire de justice ou une assignation interrompent le délai de trois ans prévu à l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 pour agir en paiement des loyers et des charges. Ce délai court à compter de chaque échéance impayée et survit au départ du locataire.
Son utilité tient à la trace datée qu'il conserve de ce qui a été réclamé, période par période. Cette série alimente le décompte de la dette, mention que le commandement de payer doit contenir à peine de nullité, et permet d'établir devant le juge que le bailleur a réclamé son dû en temps utile.
Le signalement à la caisse est obligatoire, son omission exposant le bailleur à une sanction financière. La caisse peut se saisir elle-même si elle apprend l'existence de l'impayé par une autre voie. Le décret n° 2026-84 du 12 février 2026 resserre encore ce cadre pour les impayés signalés à compter du 1er janvier 2027 : l'impayé sera constitué dès que le montant dépasse 450 €, ou trois mois après un premier défaut de paiement quel qu'en soit le montant, avec bascule accélérée de l'aide en tiers payant.
Le document change-t-il selon le type de location ?
Comment procéder en colocation ?
La forme de l'avis dépend de celle du bail. Avec un contrat unique assorti d'une clause de solidarité, un seul avis d'échéance porte le montant total et s'adresse à l'ensemble des colocataires. Avec des baux séparés, chaque colocataire reçoit un avis distinct correspondant à sa part, et le bailleur ne peut réclamer à l'un la défaillance de l'autre.
Le meublé suit-il les mêmes règles ?
Le régime est identique à celui de la location vide sur ce point, l'article 25-3 de la loi de 1989 rendant applicables aux meublés les articles relatifs au paiement du loyer, à la prescription et à la quittance. La rédaction diffère sur un point, les charges y étant fréquemment forfaitaires, ce que l'avis doit indiquer puisqu'un forfait ne donne lieu à aucune régularisation.
Pourquoi l'appel de loyer devient-il une facture en bail commercial ?
Le vocabulaire et la nature juridique du document changent. Le loyer est le plus souvent trimestriel et payable d'avance, l'indexation suit l'ILC ou l'ILAT selon l'activité, et le bailleur peut avoir opté pour la TVA sur les loyers. Le document devient alors une facture, soumise aux mentions obligatoires correspondantes, avec loyer hors taxes, taux, montant de TVA et total toutes taxes comprises. Le dépôt de garantie en reste exclu, faute de constituer la contrepartie d'une prestation.
Cette qualification a une conséquence directe avec la réforme de la facturation électronique. Les loyers d'habitation, exonérés de TVA, restent hors du dispositif, tandis qu'un loyer commercial soumis à la TVA y entre pleinement.
| Échéance | Obligation | Qui est concerné |
|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Réception des factures électroniques | Toute structure immatriculée au SIREN, SCI et loueurs en meublé compris, même sans TVA collectée |
| 1er septembre 2026 | Émission des factures électroniques | Grandes entreprises et entreprises de taille intermédiaire |
| 1er septembre 2027 | Émission des factures électroniques | PME, TPE et micro-entreprises, dont relèvent la plupart des bailleurs professionnels |
Un patrimoine mixte suppose donc de gérer séparément les avis d'échéance et quittances d'habitation, libres de format, et les factures de loyer avec TVA, appelées à transiter par une plateforme agréée.
Foire aux questions
Faut-il automatiser l'envoi des avis d'échéance ?
Pour un lot unique, un modèle sur traitement de texte suffit. Au-delà, le document varie d'un mois sur l'autre selon les régularisations, les entrées en cours de bail et les changements d'aide au logement, et chaque ressaisie manuelle augmente le risque d'erreur sur le montant appelé.
Une chaîne automatisée apporte trois fonctions qu'un gabarit ne couvre pas : la génération datée à jour fixe, le report des montants issus du bail et la conservation de la preuve d'envoi à côté du document émis. Un outil de gestion locative comme HELLOBAIL les réunit, avis d'échéance et quittances figurant dans le même dossier locataire.