Document obligatoire et à la fois très utile à joindre au contrat de location, l’état des lieux vise à vous protéger. Il peut être réalisé entre bailleur et locataire ou établi par un huissier dans certains cas. Mais comment savoir si l’état des lieux est conforme et répond aux obligations légales ? Suivez l’article pour plus d’informations sur le sujet.

Faire mon état des lieux conforme

L’état des lieux c'est quoi ?

L’état des lieux est un document descriptif établi dans le cadre d’une location. Il est réalisé dans le but de voir l’état du logement à l’entrée des locataires et son évolution au cours du bail.

Avant la mise à jour apportée par la loi Alur (6 juillet 1989) le 27 mars 2014, l’établissement de l’état des lieux n’était pas obligatoire pour les baux meublés. Depuis cette date, la formalité est exigée par la loi pour toutes les locations qui constituent une résidence principale.

L’objectif de l’état des lieux est de pouvoir éviter tout litige à la fin du bail. Réalisé à l’entrée et à la sortie du locataire, il permet de comparer l’état du logement et répartir entre le bailleur et son locataire le coût des éventuelles réparations.

Quel est le formalisme de l’état des lieux ?

L’état des lieux est un document à ne surtout pas négliger. En réalité, en plus d’être obligatoire, il représente également un gage de sécurité pour le bailleur comme pour le locataire. Il doit donc être rédigé de façon très précise afin qu’il ne puisse pas être contesté par l’une des parties. Voici les règles de formalisme auxquelles le document devra répondre dans le cadre d’une location en tant que résidence principale pour que l’état des lieux ait une valeur juridique :

  • Il se réalise en présence du propriétaire et du locataire.
  • Il peut être établi sur papier ou en format numérique.
  • L’état des lieux d’entrée et de sortie peuvent être réalisés sur un même document. Il est également possible d’utiliser un nouveau document pour établir l’état des lieux de sortie.
  • Chaque partie devra signer chacun des exemplaires pour qu’ils soient recevables.
  • Il doit être paraphé et daté.
  • Il doit exister autant d’exemplaires qu’il y a de parties. Il doit être remis en mains propres ou par voie électronique à chacune des parties ou à leur mandataire au moment de la signature.

Quelles sont les mentions obligatoires dans un état des lieux ?

Pour qu’il réponde aux règles de conformité, l’état des lieux d’entrée ou de sortie doit contenir obligatoirement quelques mentions. Les voici :

  • la date de la rédaction du document
  • le type d’état des lieux à établir (état des lieux d’entrée ou de sortie)
  • l’adresse du logement
  • l’adresse du bailleur
  • le nom ou la dénomination des parties (bailleur et locataire)
  • le nom ou la dénomination des parties mandatées pour réaliser l’état des lieux, dans le cas où celui-ci est établi par un représentant
  • les relevés des index des compteurs individuels de consommation en eau et en énergie (électricité, gaz, fioul)
  • le nombre et la destination des clés ou des autres moyens d’accès aux locaux à usage privatif ou commun dans le logement (badge, télécommande, etc.)
  • la description exacte de l’état des revêtements du sol, du plafond et des murs de chaque pièce
  • l’état des équipements et des éléments du logement
  • la signature de chaque partie ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux, le cas échéant

L'état des lieux d’entrée est identique à l'état de lieux de sortie ?

Bien que semblable, l’état des lieux d’entrée et de sortie sont différents. Outre les mentions obligatoires précédemment citées, il existe des notations qui doivent figurer dans l’état des lieux de sortie :

  • l’adresse du nouveau logement ou du lieu d’hébergement du locataire
  • la date de rédaction de l’état des lieux d’entrée
  • l’évolution de l’état des pièces et des parties du logement depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée

Différences entre l’état des lieux en location vide et meublée

Il est important de savoir qu’il existe quelques différences entre l’état des lieux d’une location vide et celui d’une location meublée. Pour être conforme, l’état des lieux en location meublée doit comporter l’inventaire du mobilier.

Autrement dit, en plus de la description de l’état du sol, des plafonds et des murs, vous devrez aussi détailler minutieusement l’état du mobilier disponible au niveau du logement. Voici la liste du mobilier à décrire dans une location meublée :

  • la literie
  • la cuisine avec les équipements comme la plaque de cuisson, le four ou le micro-ondes, le réfrigérateur, le congélateur, le lave-vaisselle, les autres ustensiles de cuisine nécessaires au quotidien
  • les stores ou volets
  • les tables et chaises
  • les étagères de rangement

Quelles sont les étapes pour réaliser l'état des lieux ?

  1. Pour pouvoir réaliser un état des lieux conforme, il est nécessaire de suivre quelques étapes bien distinctes. Pour commencer, vous devez informer votre locataire qu’il est temps de réaliser l’état des lieux. Sachez que vous pouvez le faire à l’amiable avec votre locataire ou par l’intermédiaire d’un mandataire comme un agent immobilier, par exemple. Une fois que le locataire a répondu affirmativement à votre proposition, vous pouvez fixer un rendez-vous.
  2. Pour ce faire, il faudra considérer le fait que l’état des lieux doit se faire dans de bonnes conditions d’éclairage. Les pièces doivent donc être suffisamment éclairées.
  3. Une fois ce détail vérifié, vous pouvez commencer pièce par pièce la description du logement du sol au plafond. Ne manquez aucun détail. Vérifiez l’état des équipements et le bon fonctionnement des appareils électriques.
  4. Pour éviter d’oublier quelques détails, il est plus judicieux d’établir une checklist avant la date prévue pour l’état des lieux. Listez-y tous les équipements et parties de la pièce de votre logement. Aussi, dans la mesure du possible, nous vous invitons à prendre des photos pour accompagner vos descriptions. Les illustrations constituent des preuves visuelles et permettent de rayer les ambiguïtés qui peuvent se sentir dans les mots mal choisis lors de la description des lieux.
  5. Aussi, comme la loi Alur a introduit la notion de vétusté, il est désormais fréquent d’accompagner une grille de vétusté avec l’état des lieux. Ainsi, il sera plus facile d’identifier les causes des dégradations observées dans le logement (dégradation normale par le temps, dégradation causée par un mauvais usage, dégradation par manque d’entretien, etc.).

N.B : Dans le cas où le locataire ne répond pas à votre proposition de réaliser, vous pouvez lui envoyer une mise en demeure. Si cette dernière est restée ineffective, vous devez contacter un huissier de justice qui réalisera l’état des lieux pour vous.

Choisir le bon format pour rédiger l’état des lieux

Comme gage de sécurité, il est important de réaliser deux états des lieux : l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie. Sachez que ces deux formalités peuvent se matérialiser sur un seul et même document. Ainsi, pour chaque pièce du logement, précisez son état dans deux colonnes différentes : à l’entrée et à la sortie du locataire.

Toutefois, il est également possible de réaliser l’état des lieux d’entrée et de sortie sur deux supports différents. Dans ce cas, vous devez privilégier le même format. La présentation doit être bien similaire pour faciliter la comparaison à la fin du contrat de bail.

Délai légal pour modifier l’état des lieux

Sachez qu’un locataire peut contester et demander des modifications à l’état des lieux dans les 10 jours suivants son établissement si quelques éléments ne correspondent pas à ce qui a été observé. Aussi, pour les équipements de chauffage, il dispose d’un délai de 1 mois après le début de la période de chauffe pour apporter des modifications à l’état des lieux.

L’état des lieux est-il payant ?

  1. Le caractère gratuit ou payant de l’état des lieux dépend principalement de comment il est réalisé. Pour ce faire, vous pouvez procéder de deux façons différentes :
  2. gratuitement : entre vous et votre locataire payant : en faisant appel à un huissier qui réalisera l’état des lieux à votre place

Les erreurs à éviter

Voici quelques erreurs à éviter lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée et de sortie :

  • Utiliser des termes généraux ou subjectifs : vous devez être bien précis. Choisissez bien vos mots pour éviter toute confusion.
  • Choisir des formats différents pour l’état des lieux d’entrée et de sortie : même si vous les établissez sur des documents différents, il est impératif de mettre votre état des lieux d’entrée et votre état des lieux de sortie dans un même format. Ainsi, ils seront plus facilement comparables.
  • Réaliser l’état des lieux à la hâte : pour ne pas prendre le risque d’oublier des éléments, vous devez prendre le temps d’établir l’état des lieux. Vous serez ainsi plus attentif à tous les biens.
  • Ne pas illustrer l’état des lieux : cette erreur est certainement la plus fréquente. Certains bailleurs ne sont pas encore informés ou oublient qu’il est désormais possible d’insérer des photos dans l’état des lieux. Pourtant, en cas de litige, elles peuvent constituer des débuts de preuves pour appuyer vos dires.
  • Ne pas établir d’état des lieux : voici l’erreur la plus fatale, car si l’état des lieux n’a pas été réalisé par négligence de votre part, le bien sera présumé comme rendu en bon état et vous aurez à fournir des preuves biens solides pour prouver le contraire.
Article mis à jour le mercredi 29 septembre 2021
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