Créer une SCI constitue une alternative efficace pour mieux gérer son patrimoine immobilier. Mais, bien qu’elle présente de nombreux avantages, une société civile immobilière est tout de même soumise à plusieurs formalités lorsqu’elle met son bien à la disposition des locataires. Parmi ces formalités, nous pouvons compter la quittance de loyer. Sur ces entrefaites, il est difficile de ne pas poser la question : comment faire une quittance de loyer à son locataire en SCI ?

Générateur de quittance de loyer

La gestion locative en SCI

La SCI ou société civile immobilière est un groupement de personnes créé dans le but d’acheter et de détenir des biens immobiliers. Elle est composée d’au moins deux personnes physiques ou morales qui ont décidé de s’associer. Comme l’objectif de la SCI est de pouvoir gérer des biens immobiliers, la gestion locative fait partie de ses activités principales.

Toutes les activités inhérentes à la mise en location et au suivi de la location d’un bien constituent donc un élément essentiel en SCI. Il y a la recherche de locataire, la gestion des visites, l’étude des dossiers, le choix du locataire, la gestion du loyer, etc. Dans cet article, nous nous intéresserons particulièrement à ce dernier point : la gestion du loyer ou plus précisément la quittance de loyer en SCI.

Si vous gérez une SCI, sachez que la quittance de loyer est un document essentiel que votre locataire peut vous demander. Elle servira pour compléter les dossiers des démarches administratives engagées par le locataire (renouvellement de carte d’identité, etc.). Elle peut également servir pour justifier sa demande d'aide (aide au logement par exemple) ou tout simplement pour attester le paiement des sommes dues.

Qu’est-ce qu’une SCI familiale ?

Une SCI familiale est une SCI constituée de plusieurs membres d’une même famille. De ce fait, la SCI familiale cumule à la fois les avantages d’une SCI classique en plus de certains avantages qui lui sont propres.

En pratique, on parle de SCI familiale lorsque les membres sont reliés par des relations au quatrième degré (au maximum) : frères, enfants avec les parents, enfants avec les beaux-parents, etc. A l’instar d’une SCI classique, la SCI familiale compte au minimum deux associés.

Certaines personnes choisissent particulièrement ce statut grâce aux avantages qu’il procure :

le statut de SCI familiale facilite la transmission du patrimoine aux héritiers une SCI familiale permet de profiter d’une fiscalité attractive et réduit ainsi les droits de succession créer une SCI familiale constitue une bonne alternative pour mutualiser ses apports ainsi que sa capacité d’emprunt avec les membres de sa famille pour les membres qui ne souhaitent pas s’impliquer dans la gestion du bien au quotidien, la SCI familiale leur permet de se libérer de ce rôle qui est attribué aux gérants désignés par les associés

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document délivré par le bailleur et adressé au locataire. Il permet d’attester que ce dernier a bien rempli son engagement en termes de paiement des sommes dues dans le cadre de la location (loyer et charges locatives).

La quittance de loyer n’est pas légalement obligatoire. Cependant, le propriétaire est dans l’obligation de le transmettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, selon l’article 21 de la loi N°89-462 du 6 juillet 1989. Si le locataire donne son accord, il est possible de transmettre la quittance de loyer par voie dématérialisée (par e-mail).

Que contient une quittance de loyer délivrée par une SCI ?

Vous êtes une SCI et vos locataires vous ont soumis une demande de quittance de loyer ? Sachez que vous pouvez la rédiger sur un papier libre ou utiliser un modèle de quittance de loyer pour SCI. Dans tous les cas, voici ce que devra contenir le justificatif :

informations sur la SCI : dénomination, capital, siège social, numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (R.C.S) informations sur le locataire : nom et adresse montant du loyer montant des charges locatives période concernée par le paiement montant total de la somme perçue date de rédaction du document signature du propriétaire

Avantages de la quittance de loyer dématérialisée pour une SCI

Comme nous l’avons précisé, vous pouvez très bien transmettre la quittance de loyer par voie dématérialisée à vos locataires si ces derniers sont d’accord. Mais vous ne pouvez pas leur imposer directement cette alternative. Pour pouvoir profiter des avantages de la quittance de loyer numérique, il faudra formaliser une demande, un accord exprès pour la transmission dématérialisée du justificatif.

Mais quels sont réellement ces avantages pour une SCI ?

Comme la SCI est une structure complexe, la quittance de loyer dématérialisée constitue un gain de temps pour les nombreuses démarches de gestion locative. Si vos locataires sont d’accord pour recevoir la quittance de loyer en format numérique, votre SCI pourra gagner du temps, mais aussi gagner en efficacité par le biais de sites de confiance comme HELLOBAIL.

HELLOBAIL garantit l’automatisation de certains documents locatifs comme la quittance de loyer. Vous pouvez donc remplir directement un modèle de quittance de loyer sur le site et une version WORD ou PDF sera créée. Ensuite, vous pouvez envoyer vos quittances de loyer simultanément aux multiples locataires par e-mail via la plateforme.

Cette alternative vous permet également d’éviter les oublis. De plus, il est possible d’inclure facilement un avis d’échéance dans la quittance de loyer grâce à cette dématérialisation.

D’autre part, l’automatisation de la quittance de loyer permet aussi la signature électronique de celle-ci. Comme une signature électronique possède la même force probante qu’une signature sur papier, votre SCI peut profiter davantage de rapidité et d’accessibilité pour la transmission des documents locatifs grâce à cet outil (la signature électronique).

Bail commercial : facture ou quittance de loyer ?

Dans le cas d’un bail commercial, la SCI est soumise à la TVA. Le locataire souhaite récupérer la TVA, il faut donc lui fournir une facture faisant apparaître cette taxe, la quittance de loyer est inutile. La facture devra mentionner les coordonnées de la SCI, son SIRET ou SIREN, ainsi que les autres termes obligatoires.

Article mis à jour le mardi 26 octobre 2021

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