On parle souvent de l’obligation du bailleur de délivrer une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande. Mais nous n’abordons pas assez le sujet de la fréquence d’envoi de ce document justificatif. Pourtant, nombreux sont les bailleurs qui se demandent s’il est possible de regrouper plusieurs quittances de loyer en une seule. Alors, que dit la loi ?

Peut-on éditer une quittance de loyer sur plusieurs mois, trimestrielle et annuelle ?

Pour pouvoir répondre à cette question, nous devons expliquer brièvement la législation concernant la quittance de loyer. En fait, ce document qui sert de preuve du bon versement du loyer et des charges locatives par le locataire n’est pas obligatoire aux yeux de la loi, sauf si le locataire en fait une demande expresse comme l'indique l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Dans ce cas, le bailleur sera dans l’obligation de le lui remettre en main propre ou par voie dématérialisée.

En pratique, rédiger une quittance de loyer par mois ne semble pas être chose anodine. Cependant, il y a une problématique au caractère non obligatoire de ce document. Il est possible que le locataire qui n’a jamais demandé une seule quittance de loyer durant ses 4 années de location vous demande ce justificatif pour des démarches administratives qu’il engage. Alors, comment faire pour rédiger jusqu’à 48 quittances de loyer (48 feuilles A4) soit une pour chaque mois où le locataire s’est acquitté des sommes dues ?

C’est dans ces cas que certains bailleurs se demandent s’il serait possible de regrouper les quittances de loyer en une seule ? La réponse à cette question est affirmative. En réalité, aucune loi en vigueur n’interdit le bailleur d’adopter ses propres fréquences pour la remise de la quittance de loyer. Il est tout à fait possible de réaliser une quittance de loyer trimestrielle (établie tous les 3 mois), semestrielle ou annuelle à condition que le document mentionne distinctement et avec clarté toutes les informations relatives à chaque mois de paiement (le montant du loyer et des charges locatives).

Que contient une quittance de loyer pour plusieurs mois ?

Comme nous l’avons précisé précédemment, une quittance de loyer pour plusieurs mois doit être rédigée avec grande clarté. Elle devra donc contenir les informations concernant le locataire, les informations concernant le bailleur, la date et le lieu d’envoi de la quittance, la période concernée, les montants du loyer et des charges locatives payés par le locataire (mentionnés sous des lignes distinctes), la signature du bailleur.

Ces éléments sont les mêmes que ceux mentionnés dans une quittance de loyer mensuelle. Les seules différences résident au niveau de la période concernée et des sommes dues. Pour le bailleur qui n’a pas délivré de quittance de loyer depuis le début du bail (pendant 4 ans) et à qui le locataire a demandé les 48 quittances, il faudra mentionner sur la période concernée “quittance de loyer du mois n au mois n+48”.

Quittances de loyers groupées, comment procéder ?

Le bailleur à la possibilité de regrouper plusieurs quittances de loyer sur une seule quittance de loyer. Il s’agit simplement d’éditer une quittance de loyer en mentionnant tous les mois concernés et en indiquant le loyer et les charges locatives qui correspondent. Ensuite pour ne pas payer de timbre et gagner beaucoup de temps, il est fortement conseillé d’envoyer la quittance en version numérique par e-mail au locataire.

Envoi automatique de la quittance de loyer chaque mois

Comme il ne s’agit pas d’une formalité obligatoire, certains bailleurs ne trouvent pas très utile d’envoyer la quittance de loyer si le locataire ne l’exige pas, jusqu’à ce qu’on leur demande de délivrer 48 quittances. Mais il existe une alternative pour pallier cette problématique : l’envoi automatique d’une quittance de loyer mensuelle.

En réalité, une quittance de loyer dématérialisée et automatisée va vous faire gagner du temps. Il s’agit de la solution idéale pour éviter les oublis, pour éviter d’envoyer plusieurs quittances des années plus tard, mais aussi pour donner bonne impression à votre locataire et adopter une relation bailleur-locataire avec transparence.

Sur notre site de gestion locative HELLOBAIL, vous pouvez programmer facilement l’envoi automatique de votre quittance de loyer chaque mois. En format PDF ou WORD votre locataire recevra par e-mail sa quittance une fois qu’il s’est acquitté du paiement. D’ailleurs, vous pouvez aussi archiver une copie du justificatif pour vous.

Bien évidemment, votre locataire devra donner son accord pour la quittance de loyer dématérialisée. Vous devez donc mentionner expressément dans le bail votre souhait de pouvoir transmettre le document par voie dématérialisée.

Quittance de loyer pour les 3 derniers mois

Souvent, les locataires demandent une quittance de loyer pour les 3 derniers mois. Mais pourquoi 3 quittances de loyer ? En réalité, cette demande est récurrente pour les locataires qui changent de logement. Pour en retrouver un, 3 attestations de loyer sont nécessaires; et pour qu’elles soient recevables, il est obligatoire qu’elles datent des 3 derniers mois précédant la signature du nouveau bail.

Dans ce cas, vous pouvez procéder comme nous l’avons mentionné auparavant : en établissant une quittance de loyer des 3 derniers mois. Sur la période concernée, vous devez donc préciser mois n à mois n+3.

Plus bas, détaillez ensuite pour chaque mois le montant total dont le locataire s’est acquitté (loyer + charges locatives). Il faudra également prendre une autre ligne pour pouvoir mentionner la somme totale pour la période de référence sus-citée.

Article mis à jour le mardi 23 novembre 2021

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