Quittance de loyer PDF et WORD : modèle à télécharger

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Définition juridique

La quittance de loyer est un document que le bailleur remet au locataire. Ce justificatif fait la preuve que le loyer et les charges ont été payés en totalité au propriétaire bailleur ou à son mandataire pour une période donnée. Il ne faut pas confondre la quittance de loyer avec un reçu de paiement aussi appelé attestation de loyer. Ce dernier document est utilisé en cas de loyer partiellement versé. Les dispositions concernant la quittance de loyer sont régies par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989.

Quand envoyer la quittance de loyer au locataire ?

La loi n’oblige pas le bailleur à fournir automatiquement les quittances de loyer à son locataire. Par contre, si le locataire en fait la demande et que celui-ci est à jour dans le paiement de ses loyers, le propriétaire doit obligatoirement donner les quittances correspondant à la période concernée. Certains bailleurs envoient les 3 dernières quittances de loyer sur demande, ou font des envois groupés chaque trimestre.

La quittance de loyer doit stipuler une période mensuelle, si le mois n’est pas complet comme c’est le cas pour l’entrée et la sortie de location, la somme due est calculée au prorata. Une quittance n’est pas annuelle et le bailleur doit donc établir autant de quittance de loyer que de mois aux termes échus.

Comment envoyer le document ?

La quittance peut être envoyer par voie postal ou électronique. Lorsque le bailleur décide de transmettre le justificatif par e-mail comme cela ce fait de plus en plus souvent, il doit obtenir l’accord du locataire. Dans les faits, il n’y a que lorsque le locataire exprime son désaccord pour recevoir sa quittance de façon dématérialisée, que le propriétaire doit transmettre le document par la poste. Il est à noter que l’avis de la prochaine échéance de loyer peut être envoyé en même temps que la quittance. En cas de refus de délivrance de la quittance, et après mise en demeure, le locataire peut recourir au tribunal d’instance et faire soumettre le bailleur à une amende et obligation de faire.

La quittance de loyer doit faire apparaître des mentions et informations obligatoires qui sont disponibles dans notre formulaire de création de quittance de loyer.

  • L’identité du bailleur
  • L’identité du ou des locataires
  • L’adresse du bien loué
  • Le mois concerné par le paiement
  • Distinguer le loyer et les charges locatives.
  • La signature du bailleur ou de son mandataire

Quittance de loyer dématérialisée

Le bailleur peu décider d’envoyer la quittance de loyer par voie électronique (e-mail par exemple) au format PDF ou WORD. Toutefois, l’accord du locataire doit être formalisé par une clause de communication par voie électronique inscrite dans le bail de location initialement signé par les parties au contrat.

La quittance de loyer est gratuite pour le locataire

Le bailleur à l’obligation de délivrer la quittance de loyer gratuitement au locataire, il ne peut pas répercuter le coût d’un timbre postal ou la gestion de ce document par une agence immobilière comme le stipule l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Une clause qui indique le contraire est réputée non écrite.

Pour quels types de location ?

La quittance de loyer est transmise uniquement pour les locations encadrées par un contrat de bail d’habitation meublé, un bail vide, un bail étudiant, une colocation, un bail mobilité. En location saisonnière, le propriétaire doit fournir une facture.

La signature est-elle obligatoire ?

Pour que la quittance de loyer soit juridiquement valable, elle doit être signée par le bailleur propriétaire ou le mandataire (agence immobilière). Sans cette signature, le locataire prend le risque que l’administration refuse le document, notamment lors de la demande d’une aide au logement auprès du service de la CAF. La quittance de loyer peut être signée de façon manuscrite à la main, ou par signature électronique. Attention, un simple scan de la signature n’est pas recevable.

Quelles sont les différences avec l’avis d’échéance

L’avis d’échéance est un courrier qui permet de rappeler au locataire qu’il doit payer le loyer et les charges locatives avec un délai, une date butoir. Ce document est utile en cas de retard de paiement, il n’est pas obligatoire contrairement à la quittance, sa vocation n’est pas d’attester qu’un loyer a été effectivement versé.

Les autres types de charges qu'il est possible de faire apparaître

En plus des charges locatives, il est possible d'ajouter d'autres types de frais.

Faire figurer un impayé

Lorsque des sommes antérieures au mois indiqué sur la quittance de loyer sont dues, le bailleur peut les faire apparaître afin de rappeler au locataire ses obligations.

Faire figurer les travaux d’économie d’énergie

Lorsque des travaux d’économie d’énergie sont réalisés dons le logement ou parties communes, le bailleur peut ajouter une ligne intitulée « Contribution au partage de l’économie de charges » à la quittance de loyer. Sur cette ligne il faut indiquer la date de la mise en place et la date de fin des travaux. Cette disposition est régie par l’article 23-1 de la loi du 6 juillet 89.

L'assurance pour compte

En colocation, le bailleur peut souscrire à une assurance pour compte récupérable auprès des colocataires. Cette garantie va permettre de protéger chaque colocataire contre les risques locatifs. Le bailleur peur récupérer le montant investi en divisant la somme par les douze mois de l’année. Le montant obtenu est payable mensuellement par les colocataires, et devra apparaître de manière distincte dans la quittance de loyer.

Le cas de la colocation

Dans une colocation, si la clause de solidarité est insérée dans le bail, le nom de tous les locataires doivent apparaître sur la quittance de loyer. Il en est de même si les locataires sont liés par un PACS. Lorsque le bail est commun à tous les colocataires, une seule quittance de loyer sera fournie. Lorsque le bail est individuel, chaque locataire doit recevoir une quittance de loyer avec sa part de loyer.

La quittance de loyer peut-elle servir de justificatif de domicile ?

La quittance de loyer fait partie de la liste des pièces pouvant justifier du domicile d’une personne. Elle est donc recevable dans les démarches administratives et les échanges commerciaux.

Peut-on inscrire la partie du loyer versé par la CAF ?

Lorsque le bailleur reçoit une partie du loyer sous forme d'APL (aide au logement) par l'intermédiaire de la CAF, il peut le mentionner dans la quittance de loyer.

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