Comment envoyer une quittance de loyer par mail ?

Pour le locataire, la quittance de loyer sert de justificatif et peut être très utile dans de nombreuses démarches administratives. Il est donc courant de voir des occupants en faire la demande à leur bailleur. Cependant, pour certains bailleurs, délivrer une quittance de loyer est une tâche qui peut vite devenir chronophage. Pour une meilleure gestion locative, le plus simple est d’opter pour l’automatisation de la quittance de loyer. En réalité, avec l’accord de votre locataire, sachez qu’il est possible d’envoyer vos quittances de loyer par mail.

Sommaire
• Le bailleur peut-il envoyer une quittance de loyer par mail ?
• Le locataire doit donner son accord pour envoyer la quittance de loyer par mail
• Comment procéder pour envoyer une quittance de loyer par e-mail ?
• Les avantages de l’envoi des quittances par mail ?
• Envoyer un reçu par mail en cas de paiement partiel de loyer ?

Le bailleur peut-il envoyer une quittance de loyer par mail ?

L’envoi de la quittance de loyer ne représente pas une obligation légale. Mais si le locataire a bien effectué le paiement du loyer et des charges locatives et qu’il vous demande une quittance, vous êtes obligés de la lui remettre.

Par ailleurs, le mode de transmission de ce justificatif n’est pas soumis à une législation particulière. Vous avez le droit de l’envoyer par courrier ou par voie dématérialisée. Cependant, vous ne pouvez pas imposer la transmission par e-mail du justificatif. L’envoi par voie dématérialisée de la quittance est possible à condition que votre locataire soit d’accord avec ce procédé.

Comme nous l’avons précisé, le bailleur peut envoyer une quittance de loyer par mail seulement après accord exprès du locataire pour transmission par voie dématérialisée. Effectivement, selon la loi Alur du 6 juillet 1989, article 21 :

“Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance.”

Le locataire doit donner son accord pour envoyer la quittance de loyer par mail

Avant de commencer une démarche quelconque, il est nécessaire d’obtenir l’accord du locataire. Pour ce faire, vous pouvez insérer une clause particulière à cet effet dans le bail de location. Cette clause contractuelle concerne l’accord de communication par voie électronique.

D’autre part, si vous êtes déjà en cours de bail et que vous souhaitez désormais envoyer la quittance par voie dématérialisée, alors, vous pouvez soumettre directement une demande par e-mail adressée à votre locataire concernant votre souhait de pouvoir transmettre la quittance de loyer par voie dématérialisée. Quelle qu’elle soit, pensez à conserver la réponse de votre locataire. Un avenant au bail ne sera pas nécessaire si les conditions d’envoi sont modifiées.

Comment procéder pour envoyer une quittance de loyer par e-mail ?

Une fois que le locataire a donné son accord, vous pouvez procéder à l’envoi de la quittance par e-mail. Pour ce faire, nul besoin d’être un as de l’informatique. Sur le site HELLOBAIL, vous aurez à votre disposition un modèle de quittance de loyer dématérialisée PDF ou WORD. Remplissez alors le formulaire en ligne et saisissez l’adresse mail de votre ou vos locataires. Une fois que c’est fait, validez le tout. Pour plus de rapidité et de fluidité dans le processus, la quittance est signée électroniquement. Ensuite, le locataire va recevoir sa quittance par mail de façon automatisée.

Notez que votre signature ne doit pas être simplement scannée, il est nécessaire de passer par notre outil de signature électronique disponible sur le site pour qu’elle soit recevable.

Les avantages de l’envoi des quittances par mail ?

Si les sites de gestion locatives proposent souvent l’envoi des quittances de loyer par voie dématérialisée, c’est principalement pour les avantages dont justifient ce procédé : Automatisation : une quittance de loyer envoyé par mail peut être généré de façon automatisée sur des sites de confiance comme HELLOBAIL. Plus besoin d’éditer vos quittances, des modèles sont disponibles gratuitement sur la plateforme. D’ailleurs, il est possible de programmer l’envoi de vos quittances quelques jours après la date de paiement du loyer prévue dans votre contrat de bail. Gain de temps : vous l’aurez compris, grâce à l’automatisation et la signature électronique, une quittance de loyer transmise par mail constitue un gain de temps indispensable pour les bailleurs, surtout pour ceux qui gèrent plusieurs biens immobiliers comme les SCI, par exemple. Économique et écologique: en plus de l’économie de temps, vous pouvez également économiser quelques sous chaque mois en envoyant vos quittances par mail. Moins de timbres par mois signifie moins de dépenses, étant donné que les frais d’envoi de ce document sont à votre charge. Il y a aussi moins de papiers gaspillés, donc c’est un geste écologique pour la planète. Possibilité de joindre un avis d’échéance de loyer: avec votre quittance de loyer numérique, vous pouvez aussi inclure directement un avis d’échéance de loyer, ceci pour pouvoir instaurer une bonne relation avec le locataire. Outil de stockage : la durée légale de conservation des documents locatifs comme la quittance de loyer est valable jusqu’à 3 ans après la durée de la location, que ce soit pour une location vide ou meublée. Procéder à l’envoi par mail constitue donc une bonne alternative de stockage pour conserver ce justificatif, car vous avez la possibilité d’en garder une trace numérique sur nos serveurs.

Envoyer un reçu par mail en cas de paiement partiel de loyer ?

Pour de nombreuses raisons qui lui incombent, le locataire peut se voir dans la difficulté de payer la totalité du loyer. Dans ces cas, il est fréquent que celui-ci ou la CAF règle partiellement les sommes dues notamment grâce à l’aide au logement. La quittance de loyer est alors remplacée par un autre document locatif : le reçu. Ce dernier permet d’attester que le locataire a payé partiellement son loyer.

A l’instar de la quittance de loyer, le reçu de loyer partiellement impayé peut également être envoyé par voie dématérialisée et de façon automatisée. Toutefois, même dans ce cas, vous aurez besoin de l’accord de votre locataire pour pouvoir établir une communication électronique. Les démarches restent bien évidemment les mêmes que pour l’envoi dématérialisé de la quittance de loyer.